Head of Course Delivery and Support

Summary

Join Lingoda as Head of Course Delivery & Support and ensure all participants have a smooth learning experience. Lead a team to meet growing demands and maintain high participant satisfaction. You will lead and empower a high-performing team, collaborating with internal and external stakeholders. Key responsibilities include strategic leadership, course planning, participant support, absence management, and data-driven decision-making. The role requires experience in operational leadership, scaling complex service processes, and implementing platforms, along with strong communication and project management skills. Lingoda offers a variety of benefits, including flexible work arrangements, a learning fund, free language courses, and more.

Requirements

• Bildungshintergrund: Du bringst einenAbschluss in einem verwandten Fachgebiet (z. B. Betriebswirtschaft, Operations Management oder gleichwertig) mit
• Erfahrung in operativen Führungsrollen: 3-5 Jahre Erfahrung in einer Management- oder Führungsposition (>15 direkte/indirekte Reports, doppelte Hierarchie), vorzugsweise in Unternehmen mit komplexen, skalierten Dienstleistungsprozessen
• Nachgewiesene Erfahrung in der Skalierung und Optimierung komplexer Service-Prozesse
• Erfahrung in der Implementierung von Plattformen: Nachweisbare Erfahrung in der Einführung und Optimierung von digitalen Plattformen und Systemen, idealerweise in einem Bildungs- oder B2B-Kontext. Du bist in der Lage, komplexe Anforderungen in skalierbare und effiziente Lösungen umzusetzen
• Erfahrung im Change management: Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Veränderungsinitiativen und in der Leitung von Teams während Übergangsphasen
• Kommunikationsfähigkeiten: Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, um Ideen klar und überzeugend gegenüber unterschiedlichen Zielgruppen zu vermitteln, darunter Teammitglieder, Führungskräfte und externe Partner (Deutsch mindestens auf C2 Niveau,  Englisch auf C1 Niveau)
• Projektmanagement-Fähigkeiten: Fundierte Kenntnisse in Projektmanagement-Methoden und -Werkzeugen (z. B. Agile, Scrum oder Projektmanagement-Software) zur effizienten Steuerung von Abteilungsinitiativen
• Fähigkeiten in der Datenanalyse: Fähigkeit, Daten und Kennzahlen zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Leistung der Abteilung zu bewerten
• Technische Kenntnisse: Vertrautheit mit relevanten Technologien, Software oder Tools, die in der Abteilung eingesetzt werden (z. B. CRM-Systeme, Lernmanagementsysteme)
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität: Fähigkeit, sich schnell an veränderte Rahmenbedingungen und Prioritäten anzupassen, Belastbarkeit und eine proaktive Herangehensweise an Herausforderungen
• Strategisches Denken: Fähigkeit, strategisch zu planen und die Abteilungsziele mit den übergeordneten Zielen der Organisation in Einklang zu bringen

Responsibilities

• Strategische Führung: Du leitest die Funktion „Course Delivery & Student Support“ und etablierst einen strukturierten Ansatz, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden erfolgreich in ihre Kurse starten und einen reibungslosen Lernprozess erleben. Du überwachst kontinuierlich die Effektivität der bestehenden Prozesse und passt diese bei Bedarf strategisch an
• Kursplanung und Organisation: Du trägst die Verantwortung für die Organisation und Planung der Kurse, um sicherzustellen, dass alle Kurse pünktlich stattfinden und alle Teilnehmenden an den Sessions teilnehmen können. Du stellst den reibungslosen Betrieb und die Anpassung an verschiedene Kursarten sicher
• Teilnehmenden-Support und Verwaltung: Du verantwortest und implementierst  ein Multi-Channel-Supportsystem (Chat, E-Mail, Telefon) und stellst sicher, dass alle Teilnehmenden zeitnah, kompetent und effektiv betreut werden, von der Klärung von Anfragen bis hin zur Problemlösung
• Abwesenheitsmanagement: Du etablierst und überwachst Prozesse zur Verwaltung von Abwesenheiten, stellst die Erfassung gemäß AZAV-Requirements sicher und unterstützt Teilnehmende dabei, verpasste Inhalte nachzuholen
• Reibungsloser Kursstart: Du sorgst dafür, dass alle notwendigen Ressourcen (Laptops, Hilfsmittel, Dokumente) für Teilnehmende und Supervisors bereitgestellt werden und die Nutzerkonten korrekt angelegt sind. So gewährleistest du einen optimalen Start für alle Beteiligten
• Koordination von Live-Spracheinschätzungen: Du verantwortest die effiziente Planung und Durchführung von Live-Sprachprüfungen, unter Berücksichtigung der Zeitpläne der Teilnehmenden und der akademischen Anforderungen
• Datengestützte Entscheidungsfindung: Du nutzt Datenanalysen, um die Leistung von Kursen und Prozessen zu überwachen und kontinuierliche Verbesserungen in den internen Abläufen voranzutreiben
• Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit anderen Abteilungen wie Key Account Management, Business Development, dem Teacher-Team und der Produktentwicklung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für einen reibungslosen Kursstart erfüllt sind
• Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse in der Berichterstattung: Du koordinierst die Berichterstattung und Prozesse, um die besonderen Anforderungen von Gesundheitseinrichtungen und Kursen zu identifizieren und zu adressieren
• Skalierung und Prozessoptimierung: Du entwickelst und optimierst Prozesse kontinuierlich, um den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens gerecht zu werden. Dabei identifizierst du Verbesserungspotenziale, implementierst innovative Lösungen und stellst sicher, dass alle Abläufe nachhaltig und skalierbar gestaltet sind

Preferred Qualifications

• Eine lösungsorientierte Denkweise mit einer Leidenschaft für die Verbesserung von Prozessen und die Förderung des Erfolgs von Teilnehmenden
• Dienstleistungsverhalten und ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details sowie proaktiver Ansatz bei der Problemlösung
• Kooperationsbereitschaft für eine enge Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams zur Erreichung gemeinsamer Ziele
• Die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben, insbesondere in zeitkritischen Situationen

Benefits

• Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation - bei Lingoda zählt jede Stimme!
• Firmenveranstaltungen und Kolleg*innen, die immer gerne Kontakte knüpfen + Budgets für Teambuilding-Veranstaltungen!
• Ein integratives Umfeld mit großem Teamgeist und Leidenschaft für Sprachen
• Ein gut strukturierter und spannender Onboarding-Prozess, der Sie auf Erfolgskurs bringt!
• Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten oder im Büro im Herzen Berlins
• Bildungsfonds, weil wir wollen, dass unsere Mitarbeitenden wachsen
• Kostenloser Zugang zu unseren Sprachkursen
• Programme für psychische Gesundheit
• Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen
• 28 Urlaubstage im Jahr
• Kostenlose Snacks und Getränke im Büro
• Die für deine Arbeit notwendige moderne Hardware (n.z. für Freelancers)
• Flexible Arbeitszeiten