Event Coordinator

Summary

Join Fever as an Onsite Event Coordinator for our Candlelight concerts! This part-time freelance position involves coordinating all aspects of our classical music concerts, primarily on weekends. You will manage pre-event preparations, including staff recruitment and briefing, and oversee the smooth execution of concerts on-site. Responsibilities include managing staff, deliveries, equipment, and artists, ensuring a high-quality experience for attendees. Post-event tasks involve reporting and addressing any issues. The ideal candidate has 2+ years of event management experience, exceptional customer service skills, and a passion for live music.

Requirements

• Plus de 2 ans d'expérience dans la gestion d'événements et/ou un diplôme pertinent
• Intérêt et passion pour la musique live et l'organisation d'événements
• 1 année ou plus d'expérience en gestion d'événements
• Compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle
• Expérience dans la direction d'une équipe sur place
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes
• Bonne capacité à travailler dans un environnement sous pression

Responsibilities

• Rôle dans la sélection et le recrutement du personnel intervenant sur le concert aux conditions prévues par Fever
• Donner des instructions au personnel (rappel des horaires, des tenues, etc.)
• Consultation du retroplanning partagé par Fever afin de prendre connaissances des informations clés liées à l’organisation du concert (horaires de livraison, invitations, etc.)
• Disponibilité pour des réunions ponctuelles organisées par les équipes Fever afin de reprendre les processus et l’organisation à respecter pour les concerts
• Mission de coordination générale : le Prestataire assurera une mission de coordination générale des Concerts et garantit le bon déroulement des Concerts, la bonne application des modes opératoires Candlelight
• Mission de prise de parole sur scène afin de tenir les discours d’accueil, de bis et de clôture des Concerts dont le contenu aura été défini au préalable par Fever
• Mission de gestion du personnel intervenant sur les Concerts : répartition des rôles, briefing et suivi du timing afin de démarrer les Concerts à l’heure (appui possible d’un chef de salle suivant la typologie et la taille du lieu à la discrétion de Fever)
• Mission de gestion des livraisons des prestataires techniques (organisées par Fever) : prendre contact avec le prestataire pour s’assurer que la livraison se déroule bien et à l’heure prévue, et prévenir Fever le cas échéant
• Mission de gestion des livraisons de bougies (organisées par Fever) : prendre contact avec le transporteur en provenance du box de stockage Fever afin d’assurer une livraison à l’heure, et la bonne organisation des caisses de bougies à la livraison et lors du retour au box, et prévenir Fever le cas échéant
• Mission de gestion des piles des bougies : assurer la recharge d’un maximum de piles en continu tout au long de la soirée et le changement des piles dans les bougies déchargées
• Mission de gestion de la scénographie : le Prestataire s’assurera que la scénographie respecte les consignes Fever et transmettra sur le groupe WhatsApp dédié une photo une fois l’installation terminée avant le début du premier concert
• Mission de gestion des artistes : accueil et installation en loge, répétitions dans des conditions convenables (salle à part, sur scène le cas échéant sans intervention des staffs autour des musiciens, ajustements de la sonorisation au besoin), briefing sur scène (utilisation micros, lampes pupitres), commande des repas (dans la limite de 25€/soir/artiste livraison inclue), briefing programme (vérification du programme et de l'ordre, des interventions prévues sur scène yc bis entre artistes et coordinateur)
• Le Prestataire devra transmettre sur le groupe WhatsApp dédié après chaque série de concerts un inventaire complet du matériel (nombre de caisses chargées/déchargées, nombre de caisses de piles chargées/déchargées, etc.) ainsi que des éléments manquants
• En cas de problématique rencontrée le soir du concert, que ce soit sur la musique (incidents, durée du programme, qualité des morceaux joués) ou avec les spectateurs (feedbacks, plaintes, etc.), le Prestataire devra transmettre dès la fin du concert ces informations à Fever sur le groupe WhatsApp dédié

Preferred Qualifications

Connaissance des systèmes AV et PA